2019年已经接近尾声，这一年，你对自己的状态还满意吗？
阿信今年有个非常切身的体会，就是感觉工作中和生活中，事情永远做不完，时间总是不够用。在这个休息和运动都在讲究效率的时代，如何高效处理事情就变得愈发重要。
因此，阿信请来了时间管理高手、商业顾问刘润，他把自己的私藏工具箱一次性交付给大家，从工作到生活，为我们的时间管理全面支招。高效管理时间，越早下手越好。
刘润：润米咨询董事长；互联网转型研究者；前微软中国战略合作总监；福布斯中文网专栏作家。
内容来源：本文选自《每个人的商学院：工具篇》 部分文字内容参考自笔记侠（Notesman） 效率工具，让工作如虎添翼 SWOT分析法、复盘法的工具相信大家都很熟悉了，其实实体工具也非常重要，就像给关羽配上青龙偃月刀，必定如虎添翼。 下面有几个我自己常用的实体效率工具： 1. 白板 白板这个看上去平淡无奇，其实不断创造神奇的工具，想写就写，想擦就擦，在广阔的空间里舒展连接，帮助我们随时随地、无边无际地思考。 如果办公室没有安装白板或者要求比较高的，可以随身携带静电白板贴。它是一卷薄薄的白板纸，拉开后靠静电吸附在墙上。写完后，可以把白板纸揭下来，也不会对墙体造成破坏。 白板本身没有价值，赋予它思考的意义，它就有了随时随地、无边无际的价值。 2. 移动办公工具 从2006年开始，我每年要坐100多次飞机，甚至一年中有将近200天不在家。所以，利用工具在碎片时间移动办公，对我来说特别重要。分享几个我常用的移动办公工具。 1）带手写笔的平板电脑 2）大屏手机+蓝牙键盘+手机支架 把手机立在桌子上，可以便捷有效地代替电脑。对我来说，屏幕在5.5英尺以上的手机，才适合长时间工作。 当需要大量输入文字时，全尺寸键盘还是非常有必要的。 最后是手机支架，我的手机支架不用时就像一张信用卡，可以放在钱包里。坐下来后，从钱包里拿出手机支架，从口袋里拿出蓝牙键盘，瞬间就能创造一个办公环境。 这套移动办公系统，可以极大地提高工作效率，充分利用碎片时间。 3. 电子阅读器 很多人都说：“我这么忙，现在还哪有时间读书啊！”我也忙，但我一年中用各种方式读的书不少于100本。 其实，越是在碎片化信息、标题党泛滥的时代，越是要系统性读书。组合使用听书APP+多种电子阅读器，高效获取知识。 把纸质书当成个人癖好去享受，把电子书当成效率工具去掌握。 可以在坐车、走路、候机时，用二三十分钟的零散时间去听完一本书的解读，这奠定了我一年200~300本书的基础涉猎量，极大地拓展了我的知识边界。 如果听到的某本书很值得精读，可以购买这本书的电子版，仔细阅读。 4. 知识管理软件 借助工具，从电子邮件、微信、微博、网页新闻等一切地方收集有价值的知识，统一存储在印象笔记中，完全收集之后才能完善处理和完整回顾。 可是怎样才能把“一切”都装进收集篮呢？下面介绍一些实用的工具。 1）手机扫描仪 我常用微软的一款手机扫描软件Office Lens。打开Office Lens，对准文档，手机会自动识别文件边界。点击“拍照”，文件会自动被抓取出来。 还有一款APP叫“扫描全能王”，也可以实现同样的功能。 2）名片识别软件 比如印象笔记的高级用户可以直接把印象笔记当成名片识别软件，把名片扫描进手机，同时存在印象笔记和手机联系人中。 更神奇的是，如果这张名片的主人有领英账户，它会自动从领英账户获取这个人的最新信息。 此外，微信文章、微博文章、 网页新闻等信息都可以把内容剪藏到印象笔记。 这些信息收集工具，目的都是为了让收集篮开口足够大，让印象笔记（或者其他类似软件）作为唯一的中心，管理所有的知识。 完全收集之后，才能完善处理和完整回顾。 5. 云服务 员工在外面办事，突然接到电话，要一份文件。员工说，“我现在在外面，等我回办公室发你可以吗？”对方说：“不行啊，急用，马上要和领导开会。”可是，文件不在手边，又不能马上回办公室，怎么办？ 这种尴尬在很多人的工作中经常出现。如今万物互联时代，文件还存在个人电脑的“孤岛”上就有点说不过去了。 这时候我们需要的是随时随地访问文件、照片和其他一切资料的云服务，将极大地提高商业、管理、个人的效率。这和把钱存在银行，带着手机或信用卡出门是一个道理。 可以用百度网盘、小米云或微软的“OneDrive”服务同步文件和照片，此外，短信、联系人、聊天记录、正在写作的文档，在对安全性有充分认识的情况下，都可以同步至云端。 值得一提的是，每家公司有自己的文件安全策略，把文件放在云端，一定要遵循公司的安全性要求。在个人使用云服务时，还要避免所有互联网平台使用同一个用户名和密码。 邮件、日历、联系人，你的战马、盔甲和长矛 每次收到这样的微信：“对不起手机丢了，请把联系方式发给我，谢谢。“时，我内心都会忍不住吐槽：手机丢了就丢了，联系人也能一起丢？ 邮件、日历和联系人，是互联网时代商务人士的战马、盔甲和长矛，一样都不能丢。 1. 邮件 记住两点： 1）作为商务人士，千万不要使用免费邮箱。 名片上留QQ邮箱，非常不职业化。应该申请专门的公司邮件后缀，表明自己创业是认真的，企业是正规的。 2） 保留所有历史邮件。 美国的《萨班斯法案》要求在美上市公司保留电子邮件至少5年。我用它要求自己，保留了过去近20年的邮件。 通过搜索，可以随时、瞬间调取历史邮件，提高沟通效率。 2. 日历 要把一切事情，都放进日历。 有同事邀请你开会？请他发“会议邀请”，点击“接受”，日历中就会多出一条日程。 定了航班，收到短信、邮件确认？把航班、酒店、信用卡还款信息等，变成一条条日程，放进日历。 我的时间颗粒度是30分钟，我会把所有占用时间的事放进日历。 收到重要的会议邀请，我会把日程标为红色。红色表示重要且紧急的事，蓝色表示重要但不紧急的事。 另外，提醒也非常重要。 约了会议，把提醒设为提前15分钟； 约了晚饭，设为提前1小时； 定了航班，设为提前2小时； 朋友生日，设为当天早上10点。 日程管理，就是效率。 3. 联系人 从98年开始，我坚持把联系人信息都存在云端，我的联系人现在已经有5761人了。坦白说，我记不住每个人，但是联系人工具可以。 使用联系人工具要注意以下几点： 1）输入电话号码时，一定要加上国别、区号。 比如上海的固定电话：61888888。我们在手机里要把电话号码存为“+86(21)61888888”。 因为如果在国外，拨打61888888，是拨不到上海的。 2） 认识新朋友之后，可以和他合张影，然后把他的头像存入联系人。这样，当他打来电话时，手机屏幕上就会出现他的照片。 3）可以将朋友的生日、各种纪念日、孩子的生日、爱好等重要的信息存在联系人中，并设置提醒。 把最基础的“邮件、日历、联系人”用到极致，会拥有神奇的效率。 协同软件，避免与懒惰握手言和 借助Teambition等流水线一样的协同软件，可以让所有人的个体进度服从整体进度，高效向前。 协同软件的价值有几点： 1. 自动化的PDCA循环（全面质量管理的思想基础和方法依据，即plan、do、check、action）。 某团队负责人突然有个想法，想安排员工去执行，可以用微信说一段语音，或写两句文字。但是，这样做会有两个风险： ①团队负责人会忘掉； ②员工会忘掉。他们很可能都不会“主动”想起来。 在协同软件中，创建一个“任务”，设好3W（Who do What by When），也就是：执行者、任务内容、截止时间。 所有任务，最终只能被完成，或者被取消，不能被忘掉。 2. 强制化的SMART原则 在Teambition或者类似的协同软件中，都可以设定每个任务的截止时间，这就强制设定了SMART原则（S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-bound）中的T：Time‐based（截止期限）。 还可以在任务模板里，专门定义S‐M‐A‐R四个字段，要求每一项任务都强制符合SMART原则，否则无法创建。 当然，除了Teambition，还有很多其他不错的协同软件，比如Trello（团队协作软件）、Worktile（团队协同工具）、Tower（团队协作工具），都各有特色。团队可以根据自己的情况，选择使用。 善用搜索工具 搜索能力是互联网时代的必修技能。人生80%的问题，早就被人回答过，只要搜索就好，剩下20%才需要研究。在互联网时代，搜索技能更为重要。 怎样才能从“伸手党”进化为“搜索高手”，获得80%的已知答案呢？ 最简单的搜索技巧，就是“-”（减号）。 比如搜索“克林顿”，但好几页都有关“莱温斯基”，那么，搜索“克林顿-莱温斯基”，就可以搜到那些没有莱温斯基的页面了。 再比如搜索减肥的相关内容，每个人的提法不同，有的叫瘦身，有的叫减重。怎么办？ 搜索“减肥 | 瘦身 | 减重”，包含这三个词之一的文章就都被搜出来了。 但这也太多了吧？在正文中提到这些词的文章，都不是想看的，只有在标题中提到，比如“瘦身的25个方法”才是真正想看的。 怎么办？ 搜索“减肥 | 瘦身 | 减重intitle”。“intitle”的意思是：关键词出现在标题中。这样可以筛选掉关键词没有出现在标题中的文章。 再比如搜索有关宇宙大爆炸的学术文献。输入“宇宙大爆炸”，各种八卦、新闻充斥屏幕。 怎么办？ 很多学术文章的格式都是PDF格式，可以搜“宇宙大爆炸filetype（文件类型）：PDF”。这样，只有包含“宇宙大爆炸”的PDF文件才会出现。 此外，掌握搜索工具的技巧，还不够。真正“自己拿”的核心，是选对搜索的关键词。巧妙选择、修改关键词，不断接近答案。 休息和运动：生活的对立面不是工作 工作重要，生活重要，休息和运动也很重要。 初级商业人士拼体能，中级商业人士拼技能，顶级商业人士又回到拼体能。 真正需要平衡的，不是工作和生活，而是工作、生活和它们的对立面——休息。 下面介绍一下在繁忙的工作和生活中，常用的帮助自己有效休息的工具。 1. 白噪音软件 充足的睡眠是最好的良药。以前我每天能睡10~12个小时。即便现在，我每天也能保证7~8个小时睡眠时间。其中，白噪音软件功不可没。 我常用的白噪音软件叫Relaxio，有电视雪花音、下雨、刮风、流水等日常环境的声音，当我在安静的房间里，听着白噪音软件模拟出来的声音时，更容易放松下来，快速进入睡眠。 2. 眼罩+降噪耳机 我每年出差的时间特别多。在飞机、高铁、汽车上睡觉，是咨询顾问的必备技能。 在旅途中，营造黑夜环境，是入睡的要点。为了能在交通工具上快速入睡，并拥有高质量的睡眠，我会随身携带一个眼罩，营造黑夜的氛围。 此外，还可以常备一些一次性蒸汽眼罩，20分钟左右的发热时间，能有效舒缓眼睛。 3. 跳绳 更好的休息方式是运动。 健身有四个目的：减肥、增加身体柔韧度、增大肌肉和训练心肺功能。这四个目的中，最关乎健康的，其实是训练心肺功能。 训练心肺功能，跑步、游泳是不错的方式。但对于我来说，跑步、游泳的效率实在是太低了。 我做了不少研究，也请教了很多专家，最后选择了从训练心肺功能角度来看，效率更高的运动方式：跳绳。 跳绳5分钟，相当于慢跑半小时。姿势正确的话，跳绳对膝盖的伤害只有跑步的七分之一。 经常可以看到网上有人提问：“如何平衡工作和生活？” 在很多人看来，下班前是工作，下班后是生活；周五前是工作，周六开始是生活。如果不能平衡，就觉得很累。 曾经阿信也收藏了一大堆这个问题的答案，直到看到刘润在《每个人的商学院》里说，把生活和工作放在对立面，才希望工作和生活“平衡”；可把工作当成生活的一部分，就会希望工作和生活“有效整合”。 这世上的事情，不分工作和生活，只分喜欢做还是不喜欢做，值得做还是不值得做，有能力做还是没能力做。 把喜欢的、值得的、有能力做的事当成目标，把赚钱当成结果，有效率地去接近目标，就会发现工作也能甜似生活；否则，生活苦如工作。 希望上面的这套效率工具能帮助大家整合工作生活，也别忘了给阿信点赞鼓励和转发分享。 推荐阅读： 刘润《5分钟商学院》畅销经典全面升级，每个人都是自己的CEO。经营好自己这家“人生无限责任公司”，必须具备的商学知识，这套书里都有—— 每个人的商学院（全8册） 刘润著 中信出版社图书 正版书籍 人在江湖，难免遇到突发情况。这套《职场第一课》，帮你解锁更多的职场“救生知识”： 职场 di yi 课系列（套装共5册）速溶综合研究所 著 中信出版社图书 正版书籍
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